Uluslararası Nakliye Yönetim Sistemi Rehberi

Yurtiçi bir sevkiyatta genellikle tek taşıyıcı, tek para birimi ve birkaç belge vardır. Uluslararası nakliyede ise aynı dosyaya ihracatçı, ithalatçı, yurtdışı acente, armatör ya da havayolu, gümrük müşaviri ve bazen birden fazla karayolu nakliyecisi dahil olur.

Buna sınır geçişleri, farklı taşıma modları, farklı para birimleri ve her modun kendine ait belgeleri eklenir. Bir uluslararası nakliye yönetim sisteminin asıl görevi, bu kadar tarafı ve belgeyi tek dosya altında tutarlı biçimde birleştirmektir.

İhracat dosyasında iş, yükün fabrikadan çıkıp yükleme limanına ya da havalimanına zamanında ulaşmasıyla başlar. Kritik noktalar booking teyidi, konteyner teslimi, cut-off tarihleri ve çıkış teyididir. Müşteri genellikle Türkiye'deki göndericidir ve fatura onun adına kesilir.

İthalat dosyasında ise yük yurtdışındayken iş başlar. Yurtdışı acenteden gelen ön bilgi, varış ihbarı, konşimento ve ordino süreçleri, gümrük müşaviriyle koordinasyon ve demuraj free time takibi öne çıkar. Varıştan sonraki her gün, dosyanın maliyetini değiştirebilir.

İyi bir uluslararası nakliye programı bu iki akışı aynı ekranlarda ama farklı süreç adımlarıyla yönetir. LojiMind'da ithalat ve ihracat, FCL ve LCL süreçleri süreç motorunda ayrı tanımlanır; adımlar sistem, insan onayı ya da yapay zekâ tarafından tamamlanır.

Birçok forwarder büyüdükçe her mod için ayrı bir program ya da ayrı Excel dosyaları kullanmaya başlar. Denizyolu ekibi bir yerde, havayolu ekibi başka bir yerde, karayolu ekibi üçüncü bir yerde çalışır.

Bunun bedeli yönetim tarafında ödenir. Aynı müşterinin toplam kârlılığı, hangi taşıyıcıyla ne kadar iş yapıldığı ve hangi hatta sorun yaşandığı ancak raporlar elle birleştirildiğinde görülür. Mod değiştiren ya da intermodal bir sevkiyat ise iki sistem arasında kaybolur.

LojiMind'da uluslararası karayolu (FTL/LTL), denizyolu (FCL/LCL) ve havayolu aynı platformda, aynı yapay zekâ mimarisiyle yönetilir. Her mod kendi kurallarını ve terimlerini ekler, ama talep, teklif, dosya ve istisna yapısı ortaktır.

Uluslararası nakliyede belge, operasyonun omurgasıdır. Karayolunda CMR, denizyolunda HBL ve MBL, havayolunda AWB, HAWB ve MAWB; bunlara fatura, çeki listesi ve gümrük evrakı eklenir. Her belgedeki konteyner numarası, ağırlık ve taraf bilgisinin dosyayla tutarlı olması gerekir.

Belgelerin elle sisteme yazılması hem zaman alır hem de hata üretir. LojiMind'da konşimento ve diğer taşıma belgeleri, taranmış olsalar bile okunur ve dosyadaki alanlarla karşılaştırılarak güncelleme önerisine dönüşür. Kayıt yalnızca kullanıcı onayladığında değişir. Ayrıntılar denizyolu TMS sayfasında.

Denizyolunda bir adım daha ileri gidilebilir. Belgeden Oluştur ekranına konşimento PDF'i, telefonla çekilmiş fotoğraf ve müşterinin e-postası birlikte bırakılır. Sistem hangi pozisyon ve yük kayıtlarının açılacağını planlar, alanları belgeden doldurur ve her değerin belgede okunduğu yeri gösterir. Yalnız karar gereken yerde soru sorar: bu müşteri bu firma mı, bu yazım hangi liman? Verilen cevaplar öğrenilir ve aynı yazım bir sonraki belgede tekrar sorulmaz.

İhracatta taslak konşimento, müşteriye hesap açmayı gerektirmeyen bir onay bağlantısıyla gider. Müşterinin onayı ya da değişiklik isteği dosyaya kimin ne zaman cevap verdiği bilgisiyle yazılır; cevap gelmezse operasyon sorumlusuna yükselir.

Gümrük beyannamesini çoğunlukla gümrük müşaviri verir, ama dosyanın beyandan haberdar olması gerekir. LojiMind'da karayolu gümrük beyanları durak bazında tutulur: ihracat, ithalat ve aktarma beyanının tescil numarası, gümrük müdürlüğü ve beyanname bilgisi. İhracat beyanı tescil numarası almadan araç çıkışa hazır sayılmaz.

T1 ve T2 transit beyanları MRN numarasıyla aracın pozisyonunda kaydedilir ve araçtaki tüm yükü ya da seçilen sevkiyatları kapsar. Çıkış bildirimi ve sınır geçişi girildikçe pozisyonun durumu kendiliğinden ilerler.

Havayolunda ABD, Kanada ve Avrupa Birliği'ne giden yükler için ACAS, AMS, ACI ve ICS2 ön bildirimleri izlenir. Son süre uçuşa göre hesaplanır, uçuş değişince yenilenir; gönderim ve otorite yanıtları kayda geçer. Master AWB verisi FWB editöründe doğrulanır ve tanımlı kanallardan gönderilir.

Uluslararası bir teklifin doğru olması için teslim şeklinin (Incoterm) ve kapı adreslerinin baştan net olması gerekir. FOB ile DAP arasındaki fark, kimin hangi bacağı ve hangi masrafı üstlendiğini tamamen değiştirir.

Müşteriden gelen talepler çoğunlukla eksik gelir: liman belirsizdir, teslim şekli yazılmamıştır, ağırlık yerine hacim verilmiştir. LojiMind'ın talep Copilot'u eksik teslim şeklini ve adresi engelleyici olarak işaretler, İzmir gibi birden fazla limanı olan yerlerde Alsancak mı Aliağa mı diye sorar ve Türkçe yer adlarını doğru limanla eşleştirir.

Uluslararası bir dosyada alış ve satış farklı para birimlerinde olabilir: navlun dolar, liman masrafı euro, yurtiçi taşıma Türk lirası. Kâr ancak bu kalemler aynı kurla, aynı dosya altında hesaplandığında doğru görünür.

LojiMind TCMB ve ECB kurlarını istenen tarih için çeker; bülten yayınlanmayan günler için önceki günün kurları kopyalanabilir. Alış ve satış kalemleri ayrı tutulur ve dosyanın kârı her masraf girildiğinde yeniden hesaplanır, böylece iş bitmeden görülür. Operasyon Copilot'una marjım ne kadar diye sorulduğunda cevap, modelin tahmininden değil, dosyadaki verilerden kodla hesaplanır.

Fatura kesildiğinde kurlar belgeye yazılır ve bir daha değişmez; kur sonradan oynasa da geçmiş faturanın raporlama tutarı kaymaz. Her tutar işlem, yerel ve iki raporlama para biriminde görülebilir. Faturanın açıklaması da müşterinin adresine göre Türkçe ya da İngilizce basılır.

Uluslararası nakliyede en pahalı hatalar tarihlerden doğar. Kaçırılan bir cut-off yükü bir sonraki gemiye bırakır, fark edilmeyen bir free time bitişi demuraj faturasına dönüşür, haber verilmeyen bir rollover müşteri güvenini sarsar.

LojiMind'ın Kontrol Kulesi bu durumları kural motoruyla istisna olarak açar: rollover, reddedilen booking, kaçırılan CY ya da SI cut-off'u, üç gün içinde biten free time ve eksik çıkış teyidi gibi. Yüksek ve kritik istisnalarda yapay zekâ ne oldu, neden önemli ve ne yapılmalı başlıklarıyla kendi notunu yazar. Sahiplenilmeyen istisnalar otomatik olarak üst kademeye taşınır.

Uluslararası operasyonun büyük bölümü e-postayla yürür: armatörden gelen ETA değişikliği, acenteden gelen fiyat listesi, havayolundan gelen uçuş bilgisi. Bu e-postaların dosyaya elle işlenmesi ekibin gününü doldurur.

LojiMind'da armatör ya da acente e-postası yapıştırıldığında Operasyon Copilot'u ETA, ETD, gemi ve sefer, aktarma, cut-off ve free time gibi alanlar için tek tek onaylanabilir güncelleme önerileri üretir. Acente, armatör, havayolu ve nakliyeci fiyat listeleri de onayla alış tarifesine aktarılır ve önceki listeyle farkı gösterilir.

Bir uluslararası nakliye programını değerlendirirken demoda şu soruların cevabını kendi gerçek dosyanız üzerinde görün:

• Karayolu, denizyolu ve havayolu dosyaları aynı sistemde ve aynı müşteri kartıyla mı yönetiliyor?
• Konşimento, CMR ve AWB otomatik okunup dosyayla karşılaştırılabiliyor mu?
• Alış ve satış farklı para birimlerinde tutulup dosya kârı anında hesaplanıyor mu?
• Cut-off ve demuraj free time tarihleri yaklaşmadan uyarı üretiliyor mu?
• Acente ve taşıyıcı e-postalarındaki bilgi elle yazmadan dosyaya işlenebiliyor mu?
• Gümrük, e-fatura ve muhasebe tarafında hangi işlemler entegre, hangileri manuel? Bunu yazılı isteyin.
• Yapay zekâ önerileri kaydedilmeden önce gösteriliyor ve iz kaydı tutuluyor mu?